分 析 归 档 文 件 保 管 期 限 的 一般方法 陈 壮 确定归档文件保管期限的主要环节在于归档文件的价值鉴定或价值分析。古今中外，关于档案价值鉴定的原则与方法有许多，其中，有的不便操作，有的不科学，有的不符合工作实际，且基本上不能适用于计算机辅助划分归档文件的保管期限。确定档案保管期限应依据国家档案局8 号令公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及其附件《文书档案保管期限表》，编制本机关档案保管期限表作为确定档案保管期限的依据。然而，再详细的档案保管期限表也不能穷尽所有档案文件材料，其原因是保管期限表是档案文件材料形成之前预计的。无论是编制本机关档案保管期限表，还是确定某份归档文件保管期限，都必须对档案文件材料本身进行价值分析。分析主要应从如下方面进行： ①分析归档文件的责任者。文件材料保管期限的划分应“以我为主”，即“我”形成的归档文件的保管期限相对较长。这里的“我”，一是指本机关，包括本机关各部门、直属机关等，尤其指本机关主办的会议、文件，其保管期限明显高于其他联合办理单位，其目的是通过相关单位对相同档案划分为不同保管期限，以避免将来档案重复进馆；二是指本系统，指本机关同一系统或同一战线的上级机关，如：在市公安局指省公安厅、市政法委、省政法委等；尤其指具有垂直领导关系的机关，如：在县国税局指国家税务总局及省、市国税局。三是指本级密切相关的机关，如公检法司等同一战线机关，工商、税务、质监、海关等监管机关。归档文件责任者要从如下五方面来分析： 第一，分析归档文件是本机关责任者还是外机关责任者。一般来说，外机关形成的非本机关主管业务的文件材料不归档；外机关形成的属本机关主管业务的文件材料，在本机关可归档，但保管期限短。在相同内容、相同文种的情况下，本机关责任者形成的本专业文件材料比外机关责任者形成的本专业文件材料至少长一个档次。如在某县档案局，同是档案工作的年度工作总结，本机关形成的应划为永久保管，而教育局形成的一般可划为 10 年保管；教育局形成的综合性年度工作总结，在档案局就不应归档。 第二，分析归档文件是本系统责任者还是外系统责任者。一般来说，外系统形成的非本专业文件材料在本机关不归档；外系统形成的本专业文件材料在本机关可归档，但其文件材料的保管期限较短。在相同内容、相同文种情况下，本系统责任者形成的本专业文件材料比外系统责任者形成的本专业文...
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