学校行政管理制度大全之公文管理制度第一条凡涉及全院性的工作部署和重大方针、政策性的文件，由院办统一印发，凡属部门职权范围内可以决定的，或属于一般性通知和业务上的文件，由各部门印发，涉及几个部门的可以联合印发。第二条学院文件包括上行文和下行文，上行文以“安外院”形式成文，下行文以“安外院”、“安外人”、“安外教”形式成文。根据所行文内容，先由相关职能部门起草，部门负责人核稿，经院办主任审核，报分管院长审阅并在文件拟稿封面上签字，由文印室打印上报或下发。第三条院长办公会议纪要，由院办公室文字秘书整理，办公室主任审核，主持会议的院长或副院长签发。第四条院办公室文件，使用统一的红头处室函件文稿纸行文，由院办公室文字秘书起草和核稿，院办公室主任核发。第五条各职能部门文件，各职能部门比较重要的文件使用统一的红头处室函件文稿纸行文，由各部门秘书起草，部门负责人核发。第六条行文时，严格按照《行政发文格式规范》（附后）要求行文。第七条学院或各部门以红头文件印发的文件，一律报董事会办公室备案；文件内容涉及董事会的，需报董事会批准审阅。第八条下行文分发之前均要留两份存档，一份存放档案室，一份存放文印室备查。第九条第1页共4页学院各部门对文件的收发、传递、阅办、保管、存档要有专人，做到“三勤”：勤催办，勤检查，勤回收。第十条收文处理（一）收到上级文件后，由院办公室专人拆封，认真核对份数，统一编号，及时登记。凡需办理的公文由院办公室主任签批意见，再分送相关部门办理或领导批示后办理。不得直接送交领导，领导也不得直接接收公文。（二）文字秘书对领导批示的公文要认真督促、催办，及时检查、反馈，汇报贯彻执行情况。第十一条发文处理（一）公文在送交领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送院办公室主任核稿，再由相关领导签发。（二）签发后的公文不得再做任何修改，若确需修改，必须重新送签。（三）下发文件时，明确份数，严格履行发文登记（签字）手续。（四）公文处理完毕后，要及时送交整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。第十二条传阅文件有专用文件夹，做到及时，准确，去向清楚。达到“三不”：批阅不积压，承办不横传，传阅范围不扩大。第十三条借阅文件有手续。借阅秘密文件要严格履行领导签批、本人（借阅者）签字手续，阅后及时归还。第十四条缴毁文件有清单。对清缴上来的文件，按规定该存档的存档，该上缴的上缴，该销毁的销毁，无论是存档，上缴或是销毁，都必须分类列出清单备查。学院发文保存期为3年，上级来文保存期为2年，其他文件保存期为1年。第十五条存放文件有专柜。需要继续保存的文件，要设专柜专人分类保管。第十六条第2页共4页秘密文件不准与其它公文混存，更不准乱放损坏或丢失。丢失者要追查责任并予以必要的行政处分。第十七条参加上级召开的会议带回的文件，一律交文秘人员登记。第十八条本制度由院办公室负责解释。附：行政发文格式规范1、发文字号和签发人上行文发文字号一般在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，在红色反线之上4mm处居中排布；下行文的发文字号在红色反线之上4mm处，居左空一字，签发人姓名一律在红色反线之上居右空1字，“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。2、公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题为二号宋体，在红色反线下空2行，可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。3、公文正文主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字和年份不能回行。正文要简明扼要，层次清楚。正文内小标题分级为：一、（一）1、（1）的顺序，通常一级小标题为黑体字加粗，二级小标题为楷体加粗。文字从左至右横写、横排。批语用3号楷体字，正文用3号仿宋体字，正文一般每面排22行，每行排28个字。纸张一般采用国际标准a4型（210mm×297mm），左侧装订。4、成文日期成文日期以负责人的签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发...
