办公行政系统业务培训主持词洛阳峰尚装饰工程有限公司存：办公室（行政序列）200年月版行政文件xz-7下发：各部门行政办公系统培训文件（一）行政秘书岗位职责1、电话的接听行政秘书最直接、最重要的工作便是接听公司电话。因为每个来电很可能就是公司一个潜在的客户。同时接听电话的质量直接反映了公司的形象与文化，所以行政秘书接听电话必须严格按照公司规章制度进行。（1）一律使用标准普通话，绝对禁止使用方言接听电话或地方口音严重。（2）接听电话一律回答“您好，北京鼎尚为您服务。”（建议在分公司使用“您好，北京鼎尚为您服务。”这样更加能够突出北京品牌）。声音要亲切，口词要清楚，一定要使用“您”“请问”“贵姓”“请稍等”“您方便留下电话或姓名吗。”“我一定帮您转告”等礼貌用语，这样才能留给客户公司全心全意为客户服务、作为京城品牌公司的风范。（3）询问对方来电目的，如是客户咨询电话行政秘书负责将客户的详细情况仔细记录，每天将汇总表交到设计部经理与市场部经理个人1份，由市场部与设计部经理负责追访。如是客户投诉的电话，一定小心谨慎的接听，并迅速将电话转接到客服部，通知客服部电话为客户投诉电话。如是找总经理电话，一定要客气、耐心的询问对方是否和总经理有约，仔细询问对方的姓名与单位，然后将电话接听到总经理办公室告之总经理来电的详细情况，询问总经理是否接听此人第1页共7页电话，如接听转入电话，如不接听则告之来电话者现在总经理不方便接听电话，请其留下来电目的，做好详细记录上报总经理。（4）对于接听的每一个电话一定要采用“首问负责制”，即谁接听的电话，谁负责到底，绝对禁止将电话转接后就置之不管，不再过问了。（5）对于一些来自“消费者保护协会”“工商”“税务”“版权局”的麻烦电话，一定要客气、耐心的接听，然后将其转接到办公室主任处，先告之来电为何方。如主任不在，详细作好记录，报告给办公室主任。（6）行政秘书还要对每个打出的长途电话进行详细的记录，绝对禁止用公司电话拨打私人电话，每一个长途电话的拨打都要有详细的记录。2、接待客人的来访（1）对于客户的来访一定要热情的接待，先询问客户是否和设计师有约，如有约，将客户带领到会客室，通知该设计师出来接待，同时及时倒水，让客户感到公司的热情、周到，如该设计师有事外出，让设计部经理接待。如客户是初次来访，则先作好客户的登记，将登记表交予设计部经理，让设计部经理安排工作室主任进行接待，及时倒水。（2）对于来访总经理的客人，一定要客气、耐心的询问对方是否和总经理有约，仔细询问对方的姓名与单位，请客人落座，稍等，然后到总经理办公室告之总经理来访客人情况，询问总经理是否接见此人，如接见即带客人入总经理室，及时倒水，如总经理不见，则告之来访者现在总经理不方便接见客人，请其留下来访目的，做好详细记录上报总经理。第2页共7页（3）对于一些来自“消费者保护协会”“工商”“税务”“版权局”的麻烦来访，一定要客气、耐心的接待，然后将其报告到办公室主任处，让办公室主任接待，如主任不在，详细作好记录，报告给办公室主任。（4）对于接待的每一个客人一定要采用“首问负责制”，即谁接待的客人，谁负责到底，绝对禁止将客人接待后就置之不管，不再过问了。3、办公用品的保管与领用办公用品的入库与领用一定要有详细的记录，分部门归类，严格领用制度，该领的领不该领的不领，实领多少，登记多少，严禁少登记或不登记，同时每月要对办公用品进行盘存，与行政助理进行对帐，上报办公室主任，同时监督各部门对办公用品的使用，行政秘书对于任何浪费现象有监督、批评权利，对于严重现象上报办公室主任进行严肃处理。4、对于公司办公设备的管理行政秘书对于公司办公设备要进行日常保管与维护，并且有义务将办公设备的正确使用方式告之公司每一位员工，监督其他人员是否正确使用办公设备，并且详细记录每一办公设备的保养时间，协助行政助理对办公设备进行日常保养。5、负责公司文件的打印、编号、复印、发放。对于公司各个部门的文件与各种表格或资料，行政秘书负责打印并分门别类的电脑归档，同时按照...
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