办公文秘--秘书工作职责范围第一章秘书工作概述学习目标：理解秘书的涵义，了解秘书部门是秘书工作的组织形式，担负着秘书人员的组织，协调和管理工作，是领导机关的综合性辅助部门。本章要求掌握秘书工作的性质、特点、作用以及原则，并结合实践理解秘书机构组织形式和基本职能。情景案例：2004年5月，为了了解企业秘书对秘书职业的认识和秘书工作的感受，《人力资源》杂志社记者在沈阳和上海等地采访了多家企业的秘书人员。下面是记者的采访侧记。人物之一：付小秋，男，29岁，满族，毕业于沈阳大学冶金机械专业，英语四级，现就职于辽宁宏远商业(沈阳)有限公司，担任秘书科科长。大学毕业后，付小秋曾经在质量技术监督局工作过五年，后来应聘到宏远商业(沈阳)有限公司，担任管理干部，半年后被董事长看中，就开始了职业秘书生涯，目前在这个岗位工作了三年。总结这几年做秘书的体会，小付觉得自己学到了很多东西，而且觉得做秘书是学无止境的。刚开始做秘书的时候很辛苦，因为大学所学的专业和秘书基本上不沾边，所以一时有点理不出头绪来，经过三年的锻炼，自己在各个方面都有了很大的提高，现在基本上已经能够得心应手了，平时除了管理一些文书和安排董事长日常工作外，经常要单独处理一些公司的对外事务。他说，做秘书服务意识一定要强，所谓想老板之所想、急老板之所急，把事情想周到、做周到。做秘书男性更有优势，因为老板大部分都是男性，那么陪老板出差和应酬，男性更方便一些。尤其是现在社会上有些人对年轻、靓丽的女秘书有一些偏见，所以很多老板为了避嫌和工作方便更愿意选择男秘书。他认为，做秘书形象是很重要的，年龄并非很重要，因为秘书对外是代表公司形象的，不一定很漂亮，但是要求气质比较好，整洁、干练。人物之二：任晓晶，女，25岁，汉族，毕业于东北财经大学金融专业，英语四级，现就职于辽宁宏远商业(沈阳)有限公司，担任办公室负责人。她大学毕业后直接应聘到宏远商业(沈阳)有限公司，担任文秘，平时的主要工作是负责整理文件和档案管理，虽然这个工作很平凡，但是要非常认真，不能出一点差错。由于表现出色，现已被提升为董事长办公室负责人。她很喜欢这个职业，觉得自己的性格也非常适合这个职业。做一名合格的秘书应该有很深的文化底蕴，要不断学习，更新思想，拓宽视点，要具备处理应急事件的能力。她认为，做秘书女性更有优势，因为女性感性思维比较强，做起事来更细心一些。做秘书年龄不是很重要，但是形象是很重要的，因为秘书是代表公司形象的。人物之三：丁霞，女，23岁，汉族，毕业于首都经贸大学公共管理专业，英语四级，现就职于上海某台资生物工程公司，任董事长秘书。在读大学三年级时，她就开始在父亲的房地产公司帮忙，当父亲的助手。大学毕业后，只身闯荡上海，应聘到这家台资企业，目前已在这家公司工作了一年半。由于在父亲公司积累的工作经验，她很快便适应了新工作和新环境。她认为秘书是一个综合性比较强的职业，外表不一定很重要，只要落落大方、衣着得体，实力才最重要。对于一个成功的秘书也没有年龄和性别的要求，做一名合格的秘书需要多方面的能力，如知识水平、社交能力、应变能力、承上启下的能力等。她说，关于人们对女秘书的偏见，的确有个别现象，尤其在外资企业，有的女秘书和老板关系暧昧。关键是秘书自己要摆正位置，坚持原则。眼下做秘书很锻炼人，也能学到很多东西，增长很多见识，可以丰富自己的人生经历。第一节秘书秘书与工人、农民、教师、工程师、律师等一样，已成为一种社会职业。所不同的是，秘书职业不是仅存在于某一个行业领域或某一类组织机构中，而是工农兵学商等各行各业，政治、经济、文化、科教等各类组织机构中，大多都有秘书，都需要秘书工作。一、秘书的涵义《辞海》中，秘书有五种涵义：一是指职务名称之一，是领导的助手。二指官名。中国自秦汉以来，历代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职。掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍、皇帝宣布命令的宣示以及宫禁的图书等工作。三指使馆中介于参赞和随员之间的外交人员。分一等秘书、二等秘书和三等秘书。受使馆馆长之命进行...
