档案分类、归档整理、编目、排列方案档案分类整理规则一、什么文件应该归档。凡是记述和反映本机关主要职能、中心任务、基本情况方面的档案材料。包括本单位、上下级、同级制发的文件。对外单位制发的文件，主要看它在本单位的承办处理情况与本单位的关系，是否针对本单位需要直接承办并产生文件。例如：中山大学ＸＸ学院成立学位评定小组→不归档珠海校区学生回迁工作安排→归档高校伙食专业委员会会议议程→不归档高校伙食专业委员会制定的高校饮食标准→归档其他觉得丢了可惜的文件。二、怎么分类整理。现在文件的年份已经分类完毕，或有疏漏，则取出重新整理。需要做的事情有两个，一是将文件分类并标明保管期限，企业档案分类标准da/t42-2009中已经有完善的条目规则，用铅笔在文件右上角标明“大类-序号保管期限”，如“4-1.1.1永久”代表的是【“党群管理类”-“党务工作”.“党员代表大会、党委（党支部）会议及其他有关会议”.“会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等”永久保管】。二是将同一年度内的文件整理排序。集团与其他企业有一定区别，所以在文件分类时可以适当灵活处理。例如：针对学管中心、饮食中心实体人员的投诉，可以放在2大类生产管理类的质量管理中，将服务作为我们的产品看待。中山大学制发的文件可按照实际内容归档，不完全归在“3-1.1上级机关颁发的本企业应执行的有关文件”中。在分类整理排序的过程中，将讲述同一件事的文件放在一起，以便以后查找。注意：①在纪检监察调查材料中，可能有上访信、调查材料、检讨书、处理意见、调任或免职通知，可以按照时间顺序倒序装订。第1页共3页②请示与批复归为一件，批复在前，请示在后，一起装订。③部分重要的文件可以同时保留几份。按照印件在前，定稿在后，正件在前，附件在后的顺序。如有不同稿本，按时间顺序倒序排列即可。④文件一般放在内容所属年份。文件时间跨越年度的，有几类。a.《2001年财务报告与2002年财务预算》，跨越两年，一般在2002年产生，可放在2002年。b.《2001~2005年五周年工作总结》，属于总结性文件，放在最后一年。c.《后勤集团十年规划》（2001年），属于计划规划性文件，放在最开始的一年。d.跨年度的会议文件，应放在会议开幕年。⑤录像带、影片、照片等特殊载体的文件，应同纸质文件统一整理编目，但分别存放。⑥一份文件尽可能只用一颗订书钉，去除多余金属物，如回形针等。⑦根据后勤集团服务为主的性质，档案大类并没有按照da/t42-2009的顺序来，重新调整的排序如下——a.4党群管理类b.3行政管理类c.1经营管理类d.10职工管理类e.7项目管理类f.2生产管理类g.8设备仪器类h.9会计业务类i.5产品生产类j.6科研开发类整理排序小贴士：1、按大类先堆2、在同一大类中按照保管期限分，“永久”、“30年”、“15年”、“10年”，按顺序放好。3、同一大类、同一保管期限内，根据二类序号排序。如1-3.4放在1-3.3之后。4、在相同的二类序号中，按照时间顺序排序。若时间相同，按照文号顺序排序，如中大后集字﹝2001﹞01号在中大后集字﹝2001﹞02号之前。如无文号，可按照重要程序灵活处理，重要的在前。编目小贴士：1、按照排序好的文件顺序填写表格《xxxx年归档文件目第2页共3页录》。2、一份文件出现多份副本，可在备注写明“x年”3、责任者一般为公文落款或者文件题目后的落款。4、页数为文件中有文字或图片等有效信息的页数，一面为1页，双面打印的为2页。5、党员、工会会员、团员名册、登记表等请高亮显示。6、成册的大事记、期刊、论文集等，如《中大后勤》，高亮显示。7、不同保管期限的用粗匣线隔开，并重新编号。其他：在分类过程难免出现差错，后续发现时应取出重新分类。第3页共3页
