龍華科技大學97學年度第2次總務會議紀錄時間：民國98年4月9日(星期四)上午11時地點：法民大樓六樓會議室主席：鄭總務長進山上級指導：校長、副校長出席人員：本校教務長、學務長、研發長、會計室主任、軍訓室主任、人事室主任、圖書館館長、體育室主任、電算中心主任、推廣中心主任、進修部主任、進修部庶務組組長、工程學院院長、電資學院院長、管理學院院長、人文學院院長、環安室組員、總務處各組組長。列席人員：學生代表記錄：廖依琳壹、報告事項：主席報告：校內任何活動若無申請核准，禁止對內、外有販賣行為發生。各組報告事務組：1.配合各單位年度設備及耗材採購、各補助款之專案採購。2.支援各單位辦理活動，協助相關事務場地佈置、餐點茶水及交管相關事宜並請各單位務必事先於簽文中告知以利配合。3.本學年度採購案件及行政支援統計，累計至3月31日。姓名件數金額姓名件數金額鄧文華162件$13,270,989邱朝義245件$27,113,149鄭淑菁193件$58,091,009陳秀琴302件$31,920,185行政支援計321件採購案共902件$130,395,332(1)採購案共902件，金額為新台幣$130,395,332元正。(2)行政支援計321件。4.本校汽車停車位計有238個；教職員申請汽車停車證共512人(含191位兼任老師)。機車停車位計有2,300個；教職員申請機車停車證共262人(含36位兼任老師)；學生申請機車停車證共2,554人。5.簡化學生申辦停車證之手續，改採線上登記後列印繳費單後至便利商店或ATM繳費。6.採購業務宣導：(1)推動採用中央信託局共同供應契約之項目以簡化採購流程。(2)依身心障礙者保護法規定，優先採購身心障礙福利機構或團體生產品及服務。(3)依政府採購法及機關優先採購環境保護產品辦法規定，應優先採購符合環保產品。文書組：1.單位使用公務信封、信紙可至文書組領取備用，並請各單位嚴加控管公務信封、信紙及用郵，（且配合郵政策略多採用郵局制式便利袋、便利箱等）以節約能源。2.對於單位簽辦製作公文，承辦人撰打文稿與會簽單位流程不明時，應先與相關單位溝通後再串、並簽文，以免耽誤公文會辦時效。3.請發文單位對校內及校外行文，受文者正、副本單位全銜必須正確不宜用簡稱失禮節，且語法不符電子公文無法傳遞。4.單位發文文稿有行政程序或附件資料不完備、附件名稱過長不符語法、附件電子圖檔過大逾1MB(即退回補正)。5.單位發文文稿經鈞長更正內文並核可決行後，承辦人必須先取回簽文更正電子公文製作系統內文後，使得送文至文書組發文（未經更正內文即退回補正）。6.單位簽辦獎狀、證書、聘書，套印作業請依（本校網頁公告範本格式）印製，以免造成該獎狀、證書、聘書無法用印且昂貴用紙大量浪費損失。出納組：1.98年1月至3月收付款業務數量統計(1)傳票處理約有2229件，付款支票已開立1615張，未領支票尚有130張。(2)廠商繳交履約保證金有55件，保固款有32件。(3)學生辦理工本費繳交人次約1365人。(4)零星機車證辦理人次約35人。(5)其餘各類繳款人次約400人。(6)教職員生轉存筆數約4800筆，廠商匯款筆數約985筆。2.97學年各項整批收費委由金融機構代收，學生可自行上網列印繳費單及繳款後收據，且繳費管道多樣便利，確實提升了工作效率及減少人工收費風險。3.97年度所得扣繳憑單採自黏紙張，有效節省裝封人力，但缺點是無法連同所得明細一併寄送，已委託計中增加線上查詢功能，預計98年度可於行政資訊系統上查詢個人所得明細。4.所得稅條款若有修改，將以電子郵件或網頁上公告。營繕組：1.97學年度97年8月至98年3月止，共計維修案746件，其中本組同仁自行維修部分217件，洽詢廠商維修部分529件。2.本學年重大工程如下：3.請協助宣導，各大樓頂樓若非緊急狀況，切勿開啟安全門，另電機機房非營繕組人員，請勿進入或堆置雜物。4.配合政府節能政策，電梯隔層停靠已經於3月1日開始實施，各單位若有重大活動，可簽會營繕組，活動當日管制措施可暫時解除。項次工程名稱進度工程費用（萬）1圖書館暨法民大樓電力節能工程（第二期工程）97年12月完工9842100噸水池新建工程97年12月完工2383圖書館第二書庫裝修暨書架工程98年02月完工2624推廣中心裝修工程施工中預定98年04月完工2555法民大樓三創中心工...
