董事会秘书室秘书工作手册二 O 一二年十月目 录前言 ………………………………………………………3 第一部分 日常事务处理…………………………………4 电话、传真、邮件、文件管理、名片 第二部分 日程安排……………………………………… 7 总体日程安排………………………………… 7 出差日程安排………………………………… 8 会议安排………………………………………14 大型活动……………………………………… 19 突发来访接待………………………………… 23 第三部分 沟通与协调…………………………………… 24 内部沟通……………………………………… 24 外部沟通……………………………………… 25 秘书应具备的礼仪…………………………… 25 秘书礼仪素养的要求………………………… 27 第四部分 文字支持……………………………………… 28 第五部分 会议支持……………………………………… 30前 言秘书工作总结起来用六个字就可以概括，即：办文、办会、办事。看起来不起眼，但做不好却会误大事。要想把秘书工作干好，需要遵循四个原则，分别是准确原则、迅速原则、保密原则和实事求是的原则。为了将董事会秘书室的工作做好,参阅有关资料，撰写了此秘书工作手册,作为以后工作的指导性文件。第一部分：日常事务处理一、拨打/接听电话的程序和标准1、 打电话前的准备准备好电话记录本和笔把要与对方说明的事情、内容的顺序简单列在记事本上，并逐一核对无遗漏.准备好通话时需要的文件资料.查阅对方电话号码，确认无误，开始拨打。2、 正式拨打电话: 拨通电话后，确认对方公司及姓名，然后热情而有礼貌的说:“你好！董事会秘书室＊***如需与有关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或转达。如告知对方的内容较复杂，应主动提醒对方做好记录逐一将事情说明，注意语言简明、准确；通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话.3、接听电话3 声铃响内将电话接起,平和有礼貌的：“你好!董事会秘书室 推断 WHO，分以下几种情况：来电人员处理标准内部直接上级及平级记录留言如事务紧急，记录上级电话,速联系有关领导回电。直接下属问清梗概，如不紧急，记录下来转告有关领导如事情紧急，告知领导联系方法.普通员工问清事由，如需要，转告有关领导；其他可视情况处理外部重要且紧密记录留言,向领导汇报如事务紧急,记录电话，速联系领导回电。重要但不紧密记录留言,向领导汇报...
