简单有用的会务工作流程图 2018—04-06 会务工作千头万绪、环节众多,稍有不慎就可能发生疏漏和失误。我们在工作中摸索出制作会务工作流程图(见下图）的方法，简明扼要标出会务流程和环节，按图索骥，可使繁杂的会务工作简洁、明了、高效。 一、突出一个“谋“字，做好会前准备 会前准备是做好会务工作的基础和前提,应精细地统筹好会议的整个进程和每一个环节,对可能发生的问题超前谋划。 （一）制订方案 会议方案是组织会议的总安排，主要包括会议名称、目的、时间、地点、参会人员、主要}义程、会务工作任务及职责分工等内容。会议方案要简洁明了、具体清楚、可操作性强，并须报经相关领导审定。会议方案确定后，主办部门要召集各有关部门召开会务工作协调会,协调各部门根据方案要求落实各自职责。 （二）明确任务 在会议筹备阶段，主要有以下任务： 1．起草会议通知.会议通知的要素主要包括会议名称、主要内容、报到时间和地点、参会单位、报名要求、联系人姓名和电话等。会议通知要求表达准确、条理清楚、言简意赅，尤其是时间、地点要明确，时间一般要注明年月日，不能用“明天”“后天”等容易产生混淆的词汇：会议地点要准确到具体楼层、门牌号，如:××办公楼六楼第三会议室. 2．下发会议通知。会设通知有电话、短（微)信、书面及内网邮件等多种方式，可视情况选用一种或同时使用多种。下发通知一定要注意：一是保密，涉密会议不能通过短信、微信发布。二是负责，必须确保会议通知及时送达参会者。对于书面通知，要制作签收登记表，对每一份通知的发出都要签字确认。通过电子邮件发送,要实行保留回执发送方式.采纳短信、微信方式发送，应要求接收者及时回复。采纳电话方式要录音。 3．落实参会人员。统计汇总会议请假人员名单，必要时对请假情况进行核实.对参会人员名单要认真核对,确保没有出入，并打印纸质请假人员名单及时向参会领导或会议主持人报告。 4．协调出席领导.根据会议要求，以当面报告、电话、短信、微信等多种方式，提请领导出席会议。着重向领导提醒会议时间、地点、主要参加（部门)人员及议程等，提醒领导是否准备主持词、讲话稿.假如需要，应做好协调和衔接，确保主持词、讲话稿及时起草并至少在会议前一天送达领导手中.另外，在会前约 1 小时再以适当方式提醒领导会议时间。 5．预订会议室.会议时间确定之后,要立即与后勤、物业等会议室管理服务部门联系，预订会议室,并请物业服务人员协助做好保洁、桌椅...
